Московская областная дума усилила контроль исполнения сметы расходов и доходов с помощью 1С:Предприятия

Клиент

Московская областная дума

Описание проекта

Компания "Первый Бит" завершила внедрение решений "1С:Бухгалтерия государственного учреждения" и "1С:Зарплата и кадры государственного учреждения" в Московской областной думе. В результате обеспечен точный учет бюджетных данных: ассигнований, лимитов бюджетных обязательств, полученных объемов финансирования. Усилен контроль за расходованием денежных средств и исполнением смет по договорам. Регламентированная отчетность и отчетность для руководства формируются втрое быстрее. Обеспечен точный учет имущества учреждения. Организован внутренний электронный документооборот, согласование документов о поступлении, списании и выдаче основных средств и других нефинансовых активов ускорилось в 4 раза. Вдвое сокращено время на расчет заработной платы сотрудникам.

Московская областная Дума – постоянно действующий высший и единственный законодательный (представительный) орган государственной власти Московской области. Дума состоит из пятидесяти депутатов, избираемых населением Московской области на основе всеобщего равного прямого избирательного права при тайном голосовании сроком на пять лет.

В учреждении работает более 400 человек. Ежемесячно заполняется более 500 кадровых документов. Заработную плату сотрудникам необходимо рассчитывать с учетом различных критериев – окладов, классных чинов, различных надбавок и премий с учетом источников финансирования.

Функция главного распорядителя бюджетных средств и большое количество используемых кодов бюджетной классификации требуют точного учета бюджетных данных (ассигнований, лимитов бюджетных обязательств, полученных объемов финансирования) и своевременного внесения в эти данные изменений на основании уведомлений, законов о внесении изменений в закон о бюджете, а также в случае внесения технических правок. При редактировании бюджетных данных необходимо сохранять историю изменений.

Еще одна важная для учреждения задача – учет большого количества операций по нефинансовым активам (основные средства, материальные ценности, нематериальные активы) с указанием получателей и их местоположения. При оформлении этих операций необходимо быстро создавать и согласовывать складские и бухгалтерские документы. В связи с запланированным на лето 2021 года переездом в другое здание учреждению предстояло практически единовременно оформить и подписать сотни документов о перемещении и списании основных средств.

Программное обеспечение, использовавшееся в учреждении для регламентированного учета и расчета зарплаты, морально устарело. Документы согласовывались на бумаге. Многие задачи кадрового учета выполнялись вручную. Например, не было автоматизировано формирование штатного расписания, сотрудники вносили изменения в расписание и составляли отчеты о занятости ставок вручную, возможности быстро получить информацию по вакантным ставкам не было. При формировании приказа на отпуск кадровик брал карточку сотрудника и считал, сколько у сотрудника осталось дней из резерва отпусков, а затем руками вносил эти данные в приказ. Много времени уходило на расчет зарплаты сотрудникам, подготовку регламентированной и управленческой отчетности.

Думе требовалась новая информационная система, которая помогла бы организовать оперативный контроль исполнения смет, ускорить формирование регламентированной отчетности, подготовку кадровых документов и расчет зарплаты. Необходимо было организовать оперативный складской учет, внедрить систему внутреннего электронного документооборота и ускорить согласование документов о поступлении, выдаче и списании нематериальных активов.

Для решения поставленных задач были выбраны системы "1С:Бухгалтерия государственного учреждения" и "1С:Зарплата и кадры государственного учреждения". Партнером по внедрению стала компания "Первый Бит".

Из-за карантина и ограничений по Covid-19 внедрение решений выполнялось удаленно. В ходе проекта были разработаны правила переноса справочников, остатков по счетам учета и другой накопленной в старых программах информации. Между конфигурациями "1С:Зарплата и кадры государственного учреждения" и "1С:Бухгалтерия государственного учреждения" реализован автоматизированный обмен данными о подразделениях, должностях и сотрудниках.

Проект был реализован в сжатые сроки: переход на "1С:Бухгалтерию государственного учреждения" занял всего 3 месяца, на "1С:Зарплата и кадры государственного учреждения" – 5 месяцев.

• Обеспечено оперативное ведение бухгалтерского учета в соответствии с требованиями законодательства к учету казенных учреждений и особенностями деятельности Московской областной думы. Регламентированная отчетность формируется втрое быстрее. Руководство оперативно получает управленческие отчеты, необходимые для контроля движения денежных средств, исполнения бюджетной сметы и обязательств по договорам в разрезе кодов бюджетной классификации (КБК) и кодов экономической классификации (КЭК).
• В "1С:Бухгалтерии государственного учреждения" реализован дополнительный функционал для ведения складского учета. Два кладовщика учреждения работают в единой системе с бухгалтерией. Отпуск со склада столов, стульев, канцелярских товаров, сувенирной, наградной продукции и прочих нефинансовых активов оформляется в автоматическом режиме. В системе настроен автоматический подбор остатков при формировании складских документов, на основании складских документов автоматически заполняются соответствующие бухгалтерские документы. В любой момент в системе можно получить актуальную информацию об остатках на складе и сформировать реестр складских документов. Существенно сократилось количество ошибок, в 2 раза ускорилось формирование документов кладовщиками и отработка этих документов бухгалтерией.
• Активно используются механизмы внутреннего электронного документооборота (ЭДО). В системе реализовано автоматическое направление документов по маршрутам согласования, настроены правила внутреннего ЭДО для оформления и подписания документов о принятии к учету и списании основных средств и нематериальных активов. Согласование документов упростилось, скорость согласования выросла в 4 раза. За время подготовки и переезда Московской областной думы в новое здание в системе были согласованы и подписаны электронной подписью сотни электронных документов.
• Время на расчет заработной платы сотрудников Московской областной Думы сократилось на несколько дней. Ускорился процесс подготовки и предоставления в контролирующие органы квартальной регламентированной отчетности РСВ, отчетности по страховым взносам, отчетов 4-ФСС, 2-НДФЛ и 6-НДФЛ. Руководство получило возможность формировать произвольные аналитические отчеты по персоналу с любой детализацией и за любой период.
• Автоматизирована работа со штатным расписанием: ведение штатного расписания и изменений к нему (в том числе в связи с вводом новых тарифных ставок), формирование отчета о занятости ставок на выбранную дату. Ускорено формирование списков работников по различным условиям – по количеству положенных дней отпусков сотрудников, исполненных и оставшихся очередных и дополнительных отпусков. Сокращено время сбора данных для подготовки кадровой отчетности, реестров государственных гражданских служащих, реестров лиц, замещающих государственные должности и реестров лиц, занимающих должности, не относящиеся к должностям государственной гражданской службы.
• Обеспечена защита персональных данных работников от постороннего доступа в соответствии с требованиями действующего законодательства.
• Автоматизировано перечисление НДФЛ в ИФНС и формирование необходимых внутренних аналитических отчетов, реестров, расчетных ведомостей и справок для каждого перечисления зарплаты в банк. Реализована оперативная выгрузка данных в файл для перечисления заработной платы в банки с поддержкой актуальности форматов файлов для банков. Настроены шаблоны форм кадровых приказов, распоряжений, дополнительных соглашений и контрактов. Организован оперативный расчет отпусков за счет резерва на конец года и автоматическое списание по ним, печать уведомлений об отпусках сотрудника с учетом графика и переноса отпусков.

У вас есть похожая задача? Обращайтесь

Оставить заявку

Решения применены