Как в МИФИ объединили расчеты, договоры и бухгалтерию в единую систему управления общежитиями на базе «БИТ.Общежитие»

Клиент

Национальный исследовательский ядерный университет "МИФИ"

Информация о заказчике

Национальный исследовательский ядерный университет «МИФИ» (НИЯУ МИФИ) — один из ведущих технических вузов страны, флагман инженерного и научного образования. Основанный в 1942 году для подготовки специалистов атомной отрасли, сегодня он сохраняет тесную связь с «Росатомом» и остаётся стратегическим партнёром российской высокотехнологичной промышленности. В московском кампусе обучается около девяти тысяч студентов, а с учётом филиалов по всей стране — более двадцати пяти тысяч. Из них порядка двух тысяч — иностранные студенты. Преподавательский состав насчитывает свыше 1 200 научно-педагогических работников, а всего в кампусе работает около 2 500 сотрудников.

Задачи проекта

• Обновить «БИТ.Общежитие» до актуальной версии с сохранением данных;
• Объединить все процессы управления проживанием — договоры, расчёты, учёт — в одной системе;
• Обеспечить регулярный двусторонний обмен с Учебной частью и бухгалтерией (БГУ);
• Оптимизировать документооборот и снизить нагрузку на сотрудников;
• Повысить прозрачность данных и оперативность взаимодействия между подразделениями.

Описание проекта

Современный университет — это не только образование и наука, но и цифровая сервисная среда, где студенты ожидают такого же уровня комфорта, как в банках или маркетплейсах. Именно поэтому в 2023 году МИФИ запустил проект по обновлению системы учёта проживания в общежитиях. На тот момент процессы были разрозненными:

• Учёт договоров велся в устаревшей версии программы «БИТ.Общежитие» 2017 года;
• Учёт расчётов с проживающими — в самописной системе;
• Бухгалтерский учёт — в отдельной собственной программе;
• Обмен между этими системами был нерегулярным, множество данных передавалась вручную;
• Списки должников, контроль оплат, соответствие занимаемых койко-мест — всё требовало ручной сверки;
• Возникали задержки в отображении информации, дублирование, повышенные трудозатраты и риски ошибок.

На каждом этапе проекта прорабатывались конкретные болевые точки.

У вас есть похожая задача? Обращайтесь

Оставить заявку

Что сделано

1. Обновление и консолидация

• Программа «БИТ.Общежитие» была обновлена до последнего релиза;
• Все данные по проживающим, остатки по долгам и переплатам, доходам будущих периодов были перенесены из сторонней самописной системы в единую систему;
• Настроен типовой механизм расчёта графиков с возможностью гибкого ввода и корректировки тарифов.

2. Интеграции

• Реализован регулярный обмен с Учебной частью: приказы о зачислении, академических отпусках, отчислениях и окончании обучения теперь автоматически попадают в систему учёта проживания;
• Настроен обмен с БГУ: автоматическая передача начислений, оплат, доходов будущих периодов;
• Повышена прозрачность и точность расчётов — теперь вся информация о платежах и начислениях доступна в рамках карточки договора.

3. Документооборот

• Разработаны новые шаблоны печатных форм договоров;
• Оптимизирован вывод документов для паспортного стола;
• Существенно ускорилось оформление договоров и работа с бумагами в целом.

Результаты