В Высшей школе экономики создана единая система учёта проживающих в общежитиях с командой Первого Бита

Клиент

Национальный исследовательский университет «Высшая школа экономики» (НИУ ВШЭ)

Информация о заказчике

Национальный исследовательский университет «Высшая школа экономики» (далее НИУ ВШЭ) — исследовательский университет, осуществляющий свою миссию через научно-образовательную, проектную, экспертно-аналитическую и социокультурную деятельности на основе международных научных и организационных стандартов. Сегодня Высшая школа экономики — это 4 кампуса в Москве, Санкт-Петербурге, Нижнем Новгороде и Перми, 7000 преподавателей и исследователей, 50400+ студентов, 100800 выпускников. Базовые направления ВШЭ, которые были открыты в первые годы работы — экономика, управление, социальные и гуманитарные науки. В 2022 году в НИУ ВШЭ проводился прием на 93 образовательные программы бакалавриата (более 3800 бюджетных мест) и 185 образовательных программ магистратуры (более 3200 бюджетных мест). 
Всего у московского кампуса НИУ ВШЭ 10 общежитий и один студенческий городок — Дубки. Многие из них расположены в Москве, некоторые — в Московской области, Одинцово.

Цели и задачи проекта

• Оптимизация процесса заселения в общежития.
• Снижение трудозатрат на заселение в общежития.
• Оперативное получение актуальных сведений об обучающихся.
• Оперативное получение информации по оплатам за проживание.
• Автоматизированный процесс начисления доходов для бухгалтерии.
• Предоставление проживающему сервиса контроля взаиморасчетов.
• Гибкая настройка доступа к объектам размещения.

Описание проекта

Команда Первого Бита разработала единую систему учета проживающих в студенческих общежитиях НИУ ВШЭ на базе решения «БИТ.Общежитие». Была создана возможность формирования аналитических и финансовых отчетов по проживающим с возможностью гибкой пользовательской настройки. Также проведена интеграция с базой учебной части и приемной комиссии, позволяющая исключить дублирование ввода информации о заселяемом студенте и с конфигурацией «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» в части оперативного обмена данными по произведенным проживающими оплатам, а также по заселениям и выселениям. Автоматизировано ведение учета загруженности общежития, настроена загрузка оплат за проживание и выгрузка договоров и начислений в базу бухгалтерии.
В ходе проекта было проведено обучение сотрудников Высшей школы экономики, а также осуществлен перенос данных из ранее используемых систем учета.

Выполнены следующие работы:

• Разработка интеграции с образовательными и финансовыми системами.
• Формирование единого источника достоверной информации о проживающих студентах для других систем.
• Автоматическая загрузка оплат с портала вуза.
• Разработка механизма автоматического распределения мест в общежитиях согласно требованиям заказчика.
• Автоматическое формирование договоров найма и дополнительных соглашений в формате MS Word и PDF.

Результаты проекта

• Оптимизирован ввод информации по проживающим, в том числе полностью автоматизирован ввод информации по студентам, заселяющимся в общежитие.
• Ведется учет загруженности номерного фонда общежития университета в разрезе комнат и проживающих.
• Налажено оперативное получение данных по оплатам проживания с портала вуза. Обеспечено формирование отчетов по взаиморасчетам с проживающими в студенческих общежитиях. Настроена интеграция с системой ведения бухгалтерского учета.
• Настроена интеграция с системой ведения бухгалтерского учета в части предоставления информации о заселении, выселении и переселении студентов, что позволило оптимизировать процесс учета полученных доходов от проживания в студенческих общежитиях для бухгалтерии.
• Оптимизирован весь цикл бизнес-процессов, связанных с учетом проживающих.
• В 2 раза сократилось время обработки входной информации и подготовки выходных форм в различных аналитических разрезах.

Решения применены