Программные решения 1С:Колледж и 1С:Колледж ПРОФ содержат удобный функционал, позволяющий автоматизировать многие процессы управления колледжем или техникумом. Благодаря тому, что данное программное решение разработано на платформе 1С, осуществляется успешная интеграция с базами данных других программных продуктов на основе 1С.
Задачи, которые можно решить с помощью программного решения 1С:Колледж:
Задача:
Автоматизация рабочих мест сотрудников.
Решение:
С помощью систем 1С:Колледж и 1С:Колледж ПРОФ возможна автоматизация широкого списка рабочих мест, включая полный цикл приемной комиссии (от работы по приему заявок абитуриентов, обмена данными с ФИС, и до процесса зачисления), а также рабочих мест учебно-методического отдела (работа с планами, нагрузкой, студентами, выписка справок, оформление приказов, контроль успеваемости и посещаемости) с учетом всех аспектов учебного процесса образовательного учреждения.
1С:Колледж обеспечивает автоматизацию рабочих мест следующих должностей:
- директор;
- председатель приемной комиссии;
- заведующий отделением и его секретарь;
- заведующий учебной частью и его секретарь;
- методист;
- заведующий кафедрой (ПЦК, ЦМК);
- куратор (мастер);
- зам. директора по воспитательной работе и его секретарь;
- специалист отдела кадров;
- зам. директора по производственному обучению и его секретарь;
- зам. директора по методической работе;
- социальный педагог;
- председатель стипендиальной комиссии;
- бухгалтер по расчетам со студентами;
- ответственный за качество;
- медработник;
- преподаватель;
- комендант общежития;
- зам. директора по АХО;
- информационный киоск;
- секретарь директора;
- ответственный за охрану труда;
- руководитель ПО;
- менеджер ПО;
- преподаватель ПО.
Задача:
Учет посещаемости.
Решение:
Программные продукты 1С:Колледж и 1С:Колледж ПРОФ позволяют производить учет посещаемости, осуществляя ведение как неоперативного, так и оперативного учета.
Неоперативный учет:
- осуществление контроля пропусков ответственным сотрудником (ежедневное заполнение данных вручную), получение сводной месячной отчетности.
Оперативный учет:
- учет посещаемости с использованием интегрированной системы (СКУД), когда информация о визите студента в учреждение записывается и автоматически загружается в систему, данные в отчет о посещаемости обучающихся поступают из самой пропускной системы. Этот вид учета обеспечивает более оперативную передачу информации в базу данных для последующего анализа.
Задача:
Учет успеваемости.
Решение:
Программа обеспечивает учет успеваемости в контрольных точках (срезы знаний), формирование необходимых документов, ведомостей, направлений на пересдачу. Программой предусмотрены различные шкалы оценок (зачет/не зачет, цифровые, с возможностью настройки для конкретного вида нагрузки). При этом информацию об успеваемости студент может посмотреть через информационный кисок, или на сайте колледжа, используя выгруженные из учетной системы данные. По поступившим данным о посещаемости формируется анализ задолженности, сводные ведомости, а также необходимые отчеты по успеваемости.
Помимо этого, системой предусмотрено ведение Электронного журнала со следующими функциональными особенностями:
- форма аналогична бумажному классному журналу;
- автозаполнение на основе оперативного расписания и рабочих программ преподавателя;
- поддерживается распределение учебных групп на группы и подгруппы;
- введение до 5 оценок различных видов в рамках одного занятия (например, за устный ответ, письменную работу и т.д.);
- учет посещаемости занятий и учет опозданий;
- календарно-тематическое описание занятий и рабочие программы;
- дополнительные занятия (консультации и самостоятельная работа);
- система замечаний по ведению журналов;
- разделение доступа к информации на основе системы ролей;
- информация о классном руководстве и запланированной нагрузке.
Журнал заполняется преподавателем, доступ к данным по закрепленным группам и расписанию осуществляется через учетную запись (логин/пароль).
Задача:
Формирование итоговых документов.
Решение:
Для формирования итоговых выпускных документов в системе 1С:Колледж предусмотрены удобные функциональные возможности, позволяющие осуществлять:
- утверждение тем дипломов;
- формирование состава Государственной Экзаменационной Комиссии (ГЭК);
- учет протоколов работы ГЭК;
- анализ результатов работы ГЭК;
- подготовку и проверку данных для дипломов и академических справок;
- печать диплома, приложения к диплому в том числе на бланках Гознака РФ.
Задача:
Автоматизация учебной части, формирование расписания.
Решение:
Раздел «Учебная часть» программы 1С:Колледж позволяет:
- работать с государственными стандартами учебных планов;
- осуществлять планирование учебного процесса и распределение нагрузки, планирование учебной нагрузки заведения (ЦМК, ПЦК), преподавателя;
- учет фактического выполнения учебной нагрузки (данные передаются из Электронного журнала или вводятся из специальных документов);
- планирование календарного графика обучения.
На основании введенных данных по нагрузке на кафедру и на преподавателей заполняется форма Расписание, распределяются занятия по группам, а также происходит контроль и минимизация коллизий и пересечений по преподавателям и группам (рис. 1 и 2).
Доступ студентов к расписанию осуществляется через информационный киоск.
|
Рис. 1 Расписания на дату.
|
|
Рис. 2 Расписание на дату. Учебная группа.
|
Модуль Расписание позволяет осуществлять:
- ввод и хранение неограниченного количества вариантов расписаний звонков;
- ввод и хранение действующего шаблона расписания с контролем правильности;
- полуавтоматическое создание расписания;
- формирование ежедневного расписания автоматически по данным шаблона или вручную с учетом замен и привязкой расписания звонков;
- информационную рассылку ежедневного расписания;
- формирование печатных форм на конкретную дату (имеет гибкую систему настроек) (рис. 3).
|
Рис. 3 Расписание на дату. Печатная форма.
|
Задача:
Составление рабочих программ. Кураторы.
Решение:
Программное решение 1С:Колледж позволяет вести рабочие программы дисциплин, формировать печатные формы, составлять тематический план к рабочей программе, импортировать тематическое планирование из документов формата Excel (используется специальный шаблон) (рис. 4).
|
Рис. 4 Рабочие программы.
|
В системе предусмотрено автоматизированное рабочее место (АРМ) куратора курса со следующими возможностями:
- назначение и учет кураторов;
- планирование и проведение родительских собраний куратором;
- подготовка куратором характеристик студентов;
- учет общественных поручений студентов;
- списки групп, списки отчисленных;
- дополнительная информация о студентах;
- дни рождения;
- представления на стипендию и материальную помощь;
- анализ успеваемости (текущая и итоговая).
Задача:
Автоматизация канцелярии, работа с входящими и исходящими документами.
Решение:
Раздел «Канцелярия» предназначен для организации автоматизации коллективной работы с входящей и исходящей корреспонденцией.
Работа с входящими документами подразумевает:
- регистрацию их секретарем;
- ознакомление с документом адресата;
- наложение резолюций и назначение исполнителей (в том числе просто расширение числа ознакомленных);
- исполнение поручений;
- контроль исполнения.
Работа с исходящими документами:
- создание проекта документа;
- согласование;
- утверждение;
- регистрация;
- правка.
Задача:
Информирование студентов и сотрудников с помощью информационного киоска.
Решение:
Доступ к актуальной информации для студентов и сотрудников образовательного учреждения можно организовать с помощью информационных киосков. Информационный киоск может быть организован в формате постамата или дисплея, с доступом для сотрудников и студентов через логин/пароль (рис. 5 и 6).
Обработка «Информационный киоск» программного продукта 1С:Колледж позволяет организовать доступ студентов:
- к расписанию (рис. 7);
- к успеваемости;
- к посещаемости;
- к рейтингам (рис.8).
|
Рис. 5 Информационный киоск.
|
|
Рис. 6 Информационный киоск. Авторизация.
|
|
Рис. 7 Информационный киоск. Расписание.
|
|
Рис. 8 Информационный киоск. Рейтинги.
|
Задача:
Интеграция с базами данных.
Решение:
Программное решение 1С:Колледж позволяет осуществлять интеграцию с различными базами данных программных продуктов на основе 1С (рис. 9):
- импорт кадровой информации из 1С:Зарплата и управление персоналом (применяется для хозрасчетных организаций), 1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения и 1С:Зарплата и кадры образовательного учреждения;
- обмен в части расчетов со студентами с 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 2.0;
- загрузка РУП из UpSPOGosInsp;
- выгрузка информации о студентах и РУП в 1С:Библиотека (для расчета книгообеспеченности);
- выгрузка в 1С:Образовательная организация;
- выгрузка расписания, информации о посещаемости и успеваемости студентов, ходе приемной кампании на сайт колледжа;
- веб-сервисы электронного журнала и подачи заявлений абитуриентов;
- интеграция с ФИС (ГИА и прием, Контингент, ФРДО);
- универсальная интеграция с Системами Контроля Управления Доступом (СКУД);
- информационный киоск;
- информационная открытость (выгрузка на сайт).
|
Рис. 9 Интеграция с базами данных.
|
Задача:
Привлечение абитуриентов.
Решение:
Программой предусмотрено отслеживание активности абитуриентов, анализ эффективности приемной кампании, отслеживание воронки продаж для оптимизации маркетинговых затрат и увеличения эффективности работы по привлечению абитуриентов (рис. 10).
|
Рис. 10 Привлечение абитуриентов.
|
Задача:
Автоматизация приемной комиссии.
Решение:
Программный продукт 1С:Колледж охватывает весь цикл необходимых мероприятий по проведению приемной кампании в колледже: от приема заявлений, проведения вступительных испытаний, составления экзаменационных ведомостей, ведения личного кабинета абитуриента, контрактов на обучение, до составления необходимых рейтингов и отчетов (рис. 11).
|
Рис. 11 Приемная комиссия.
|
Задача:
Учет движения контингента.
Решение:
Автоматизация движения контингента в системе осуществляется при помощи приказов. Для учета движения контингента в программе предусмотрен раздел «Отделения», включающий в себя данные по контингенту (приказы, справки, контракты), информацию по воинскому учету, академические отпуска, архивные данные и необходимые формы отчетности (рис. 12).
Для удобства работы с информацией в системе предусмотрены специальные подразделы («рабочий стол», «мастер») позволяющие оптимизировать поиск необходимых справочных данных и формирование документов в рамках раздела (рис 13 и 14).
|
Рис. 12 Движение контингента. Отделения.
|
|
Рис. 13 Рабочий стол «Воинский учет».
|
|
Рис. 14 Мастер «Досье студента».
|
Задача:
Организация производственного и профессионального обучения.
Решение
Информация по производственному обучению фиксируется в разделе «Производственное обучение». Раздел включает в себя календарные графики, учет контрагентов (компаний, где студенты проходят практику), приказы, отчеты студентов по практике (рис. 15). На основе информации данного раздела создается отчетность и возможно проведение аналитики по полученным отчетным данным.
|
Рис. 15 Производственное обучение.
|
Данные по профессиональному обучению фиксируются в разделе «Профессиональное обучение» (рис. 16). В разделе содержится информация по программам обучения и разрядам, планированию (документы, комиссии, приказы, расписания курсов), набору (заявки на курсы, договора, счета на оплату, контрагенты), данные по ценообразованию, движению слушателей, а также различные отчеты.
|
Рис. 16 Профессиональное обучение.
|
Кроме того, в 1C:Колледж присутствуют следующие модули.
«Методическая работа». Позволяет вести учет работы сотрудников (планы сотрудников, отслеживание выполнения работ и их виды, оценка работ, проведение конкурсов и т.д.).
«Кадровый учет». Отслеживание данных по кадровому составу (кадровые перемещения, приказы о назначении, увольнения, категории работников, ученые степени) и формирование отчетности на основе этих данных.
«Квалификация сотрудников». учет повышения квалификации, аттестации.
«Охрана труда». Обучение по охране труда, прохождение медицинского контроля.
«Воспитательная работа». Включает в себя данные о поощрениях, наказаниях, планы работ кружков и секций, спортивно-культурных объединений, формирование рейтингов и отчетов.
«Общежитие». Учет жильцов, приказы на заселение/выселение, расчеты, резервирование комнат, фонды ввода в эксплуатацию и т.д.
«Социальный учет». Постановка студентов на социальный учет, приказы, отчеты.
«Стипендия и материальная помощь». Приказы стипендиальной комиссии, приказы о профсоюзе, материальная помощь, расчеты, стипендия (виды, приказы, шкала академических стипендий), отчеты, сводные ведомости и т.д.
«Расчет за платное обучение». Договора, ставки оплаты, начисления за услуги студентам, отчеты. Для получения данных по оплатам из бухгалтерии в разделе предусмотрен обмен данными с сервисом 1С:БГУ.
«Управление качеством». Аудиты, работа с жалобами, оценка качества, отчетность.
«АХО» (административно-хозяйственный отдел) включает в себя заявки на работы, планы и регламенты работ, отчеты.
«Трудоустройство». Заявки на трудоустройство, резюме, прогнозы трудоустройства, контрагенты, трудоустройство выпускников, банк вакансий.
«Медицинский кабинет». Медосмотры студентов, виды и категории инвалидности, данные по обучающимся с ограниченными возможностями, группы здоровья, анализ медицинского контроля, отчетность.
«Мероприятия». Планирование и проведение мероприятий, виды и типы мероприятий, план-фактный анализ мероприятий, дополнительные отчеты.
«Материальная база». Имущественные поступления и перемещения, инвентаризация.
«Анкетирование». Шаблоны анкет, назначения опросов, анализ и отчетность по анкетированию.
Внедряемые компанией Первый Бит программные продукты 1С:Колледж и 1С:Колледж ПРОФ охватывают основные задачи управления колледжем и техникумом, а также позволяют повысить эффективность работы сотрудников и оптимизировать взаимодействие с обучающимися.
Ознакомиться с решением "1С:Колледж" и заказать демо-доступ здесь
Ознакомиться с решением "БИТ.Расписание для колледжей" и заказать демо-доступ здесь
Ознакомиться с решением "БИТ.Личный кабинет абитуриента" и заказать демо-доступ здесь