Москва, 25 октября 2024 года. На конференции «Новый способ организации финансово-хозяйственной деятельности в государственных учреждениях» встретились более 40 представителей ведущих государственных организаций, таких как Финансовый университет, МАИ, Сеченовский университет, РАНХиГС, ФГБУ НИИР, ВНИИР и другие, чтобы обсудить, как трансформировать сложные зоны своей работы в ресурсы для развития. В центре внимания были вопросы управления финансами, автоматизации закупок и повышения эффективности работы центров финансовой ответственности (ЦФО).
Среди спикеров конференции — ведущие представители государственных учреждений: Ирина Викторовна Балакина, проректор НИЯУ МИФИ, и Оксана Васильевна Папельнюк, заместитель директора Департамента экономики и финансов НИЦ «Курчатовский институт». Также на мероприятии выступили эксперты компании «Первый Бит»: Екатерина Ланглебен, специалист по управленческому учету; Елена Комарова, эксперт по оптимизации работы ЦФО; Анна Маликова, эксперт по автоматизации закупок; и Елизавета Голубева, специалист по расчету заработной платы и кадровому учету.
Одной из ключевых тем стало создание устойчивой финансовой системы для государственных учреждений, которая не просто адаптируется к вызовам, но и превращает их в возможности для роста. Для понимания основных трудностей участников, им было предложено оценить актуальность проблем, с которыми они сталкиваются. Опрос показал, что большинство представителей указали на дублирование информации в процессе работы и сложности в координации коллектива как наиболее острые и нерешенные задачи. Кроме того, значительная часть участников отметила, что кассовые разрывы и необходимость поддерживать неэффективные ЦФО за счёт эффективных создают серьезные риски для стабильного функционирования их учреждений.
В своём выступлении Ирина Викторовна Балакина подчеркнула, что реструктуризация ЦФО и автоматизация процессов позволяют перейти на новый уровень управления. «Доступ к данным в режиме реального времени сокращает ручной ввод и снижает вероятность ошибок, а сотрудники получают возможность уделять больше времени стратегическому анализу», — пояснила она. Опыт НИЯУ МИФИ, который внедрил аналитические инструменты нового поколения, продемонстрировал значительные улучшения в учете и контроле расходов. В результате нагрузка на сотрудников сократилась на 40%, что позволило перераспределить их усилия на более приоритетные задачи.
НИЦ «Курчатовский институт» также поделился успехами в оптимизации закупок, направленными на снижение срочных и дорогих закупок. Переход на конкурентные процедуры и использование новых методов планирования закупок позволили сократить срочные закупки на 50% и снизить стоимость товаров, при этом увеличив оперативность поставок. Автоматизация закупочных процессов помогла сотрудникам самостоятельно планировать потребности и контролировать доступность ресурсов, что укрепило ресурсную базу института и уменьшило зависимость от внешних факторов.
«Автоматизация для нас — это не просто упрощение текущих процессов, а стратегический подход к более разумному и экономичному управлению ресурсами», — отметил один из участников. Эти слова резонировали с ключевой мыслью мероприятия: переосмысление подходов к управлению и эффективное использование новых технологий способны превратить финансовые и операционные задачи в стимулы для устойчивого развития.
Компания «Первый Бит» и НИЯУ МИФИ анонсировали планы по совместной разработке полного цикла электронного согласования для всех этапов закупок, что позволит сократить бумажный документооборот, улучшить контроль затрат и повысить прозрачность процессов. В планах также интеграция систем с БИТ.УФГУ и 1С:БГУ, что поможет автоматизировать согласование командировок и формирование конкурсных заявок, обеспечив более точное планирование бюджета.
Елена Комарова, подводя итоги мероприятия, отметила: «Мы будем продолжать делиться опытом, чтобы создавать более устойчивую и прозрачную финансовую систему в госучреждениях. Новые проекты и инициативы уже на горизонте, и мы уверены, что этот совместный путь приведет к эффективному управлению и экономии».

Конференция наглядно продемонстрировала, что инновации в управлении открывают новые горизонты для государственных учреждений: гибкость планирования, сокращение затрат и высвобождение ресурсов для ключевых задач. Решения текущих проблем и стремление к совершенствованию процессов создают основу для стабильного и успешного развития государственных организаций.