К 2022 году компанией Первый Бит накоплен большой опыт разработки программных решений, позволяющих оптимизировать работу приемной комиссии, взаимодействие преподавательского состава с абитуриентами и студентами, организацию онлайн-приёма поступающих.
Для организации удаленного взаимодействия вуза с абитуриентами наша компания представляет программное решение «БИТ. Личный кабинет абитуриента». Данное решение впервые было внедрено в 2020 году и успешно использовалось в нескольких десятках образовательных организаций. За прошедшие два года нами был накоплен широкий опыт интеграций данного решения и осуществлена оптимизация продукта, устранены недоработки и произведена модернизация согласно изменениям в правилах приема.
Продукт «БИТ.ЛКА» охватывает все аспекты работы приемной кампании и решает все основные задачи по взаимодействию с абитуриентом.
Для работы по организации приемной кампании в нашей конфигурации предусмотрен блок «Приемная комиссия», включающий в себя все циклы приемной кампании: работу с заявками ЛКА (личный кабинет абитуриента), работу с администрированием (ЕПГУ), обмен данными с ФИС и проверку результатов ЕГЭ.
Рассмотрим подробнее этапы и задачи по ведению приемной кампании и взаимодействию с обучающимися и абитуриентами.
Блок «Приемная комиссия» состоит из нескольких подразделов и справочников (рис. 1):
- «ПК (Приемная кампания)». В данном разделе настраиваются базовые параметры - сроки начала и окончания приемной кампании, номера личных дел и заявлений абитуриентов (рис. 2);
- «Конкурсные группы (конкурсы)» где указываются основные параметры заявления, подаваемого абитуриентом (бюджет/не бюджет/целевое/особое право), вид профиля (очное/заочное). Прописываются основные параметры конкурсной группы и условия поступления на данный конкурс - вступительные испытания, условия предоставления льгот (олимпиады, индивидуальные достижения) (рис. 3 -7).
|
|
|
Рис. 1 Приемная комиссия – стартовая страница.
|
|
|
|
Рис. 2 Приемные кампании.
|
|
|
|
Рис. 3 Конкурсные группы.
|
|
|
|
Рис. 4 Конкурсная группа.
|
|
|
|
Рис. 5 Условия конкурсов и предоставления льгот.
|
|
|
|
Рис. 6 Условия конкурсов. Вступительные испытания.
|
|
|
|
Рис. 7 Условия конкурсов. Индивидуальные достижения.
|
Задача:
Настройка интеграции с ЛКА (личным кабинетом абитуриента).
Решение:
Обмен данными с веб-системой ЛКА осуществляется в соответствующем разделе блока приемной комиссии (рис. 8). Для подготовки личного кабинета к приемной кампании необходимо указать параметры личного кабинета, запустить регламентные задания и произвести первичную выгрузку данных по конкурсным группам, документам, дополнительным справочникам.
|
|
|
Рис. 8 Настройка интеграции с ЛКА.
|
Задача:
Прием заявлений абитуриентов.
Решение:
Все поданные заявления, включая поданные через ЕПГУ (Единый Портал Государственных Услуг), регистрируются в разделе «Заявки (ЛКА)» (рис. 9). В этом разделе можно настроить различные параметры и очереди заявок, распределить заявки по факультетам, уровню образования, направлению подготовки, форме обучения, назначить очереди разным операторам.
Прием заявлений осуществляется как путем личной подачи (в этом случае регистрация заявления осуществляется через инструмент «Помощник регистрации абитуриента» (рис. 10), так и через личный кабинет абитуриента (ЛКА), а также через ЕПГУ.
|
|
|
Рис. 9 Заявки ЛКА.
|
|
|
|
Рис. 10 Помощник регистрации абитуриента.
|
Задача:
Работа абитуриента с ЛКА, подача заявлений.
Решение:
Регистрация в личном кабинете абитуриента осуществляется при посещении отдельного веб-сайта, путем ввода основных регистрационных данных (e-mail и сгенерированный пароль).
Для новых пользователей при регистрации указывается электронная почта, подтверждается ознакомление с базовыми нормативными документами и согласие на обработку персональных данных. Подтверждение регистрационных данных и выдача пароля осуществляется через сгенерированный системой одноразовый код-пароль, отправленный на контактную электронную почту абитуриента (рис. 11 и 12).
После регистрации учетной системой пользователю присваивается уникальный учетный номер. В ЛКА предусмотрена форма подачи заявления на основе справочников с возможностью их изменения в соответствии с профилем учебного заведения.
|
|
|
Рис. 11 Личный кабинет абитуриента. Регистрация.
|
|
|
|
Рис. 12 Подача заявления через личный кабинет абитуриента. Авторизация.
|
Анкета заявки на поступление абитуриента включает в себя обязательные к заполнению блоки с основными данными: ФИО, пол, дата рождения, личное фото, удостоверение личности, адрес регистрации, проживания, документы об образовании, а также блоки дополнительной информации (результаты ЕГЭ, контактные лица, иностранные языки, индивидуальные достижения, дипломы олимпиад, прочие документы) (рис. 13 и 14).
|
|
|
Рис. 13 Подача заявления через личный кабинет абитуриента.
|
|
|
|
Рис. 14 Подача заявления через личный кабинет абитуриента.
|
Все поля и блоки доступны для редактирования и настраиваются с учетом потребностей учреждения. Заполнение данных в блоках, не отмеченных как обязательные – опционально.
После отправки сформированного заявления фиксируется дата подачи и статус заявления, ему присваивается номер (рис. 15).
|
|
|
Рис. 15 Поданные заявления.
|
Внести изменения в отправленное заявление можно через форму «Сообщение», данные формы привязываются к конкретной заявке (по номеру заявления) (рис. 16). При необходимости к сообщению возможно прикрепление файла.
Все сообщения и ответы сохраняются в истории обращений в личном кабинете абитуриента.
Предусмотрено скачивание из ЛКА автоматически созданных в учетной системе печатных форм заявлений и согласий. Запрос печатной формы возможен после принятия заявления вузом и изменения его статуса на «Обработано» (рис. 17).
|
|
|
Рис. 16 Сообщение к заявке.
|
|
|
|
Рис. 17 Запрос печатной формы.
|
Задача:
Работа с поданными заявлениями.
Решение:
После того как заявка отправлена и ей присвоен соответствующий статус «Доставлено в вуз», оператор принимает заявку в работу, автоматически исключая работу над одной заявкой несколькими операторами. Оператор осуществляет проверку всех указанных данных (рис. 18 – 23). После проверки предоставленной информации оператором заявка принимается, при этом в случае обнаружения ошибки или несоответствия заполнения полей система автоматически отклонит прием заявки и укажет на возникшую ошибку. Шаблоны принятия, отклонения, объединения или корректировки заявок задаются оператором. После того как заявка принята, ей присваивается соответствующий статус («Принята»).
|
|
|
Рис. 18 Проверка заявки оператором.
|
|
|
|
Рис. 19 Проверка заявки оператором.
|
|
|
|
Рис. 20 Проверка заявки оператором.
|
|
|
|
Рис. 22 Работа с заявками.
|
|
|
|
Рис. 21 Работа с заявками. Регистрация сообщений по электронной почте.
|
|
|
|
Рис. 23 Заявки (ЛКА).
|
Задача:
Проверка результатов ЕГЭ в ФИС.
Обмен данными с ФИС.
Решение:
Проверка результатов ЕГЭ в ФИС осуществляется через специальную форму (рис. 24 – 26), в которой отражается список абитуриентов. Возможна как автоматическая выгрузка в ФИС абитуриентов списком или формирование пакета абитуриента оператором вручную с последующей проверкой в интерфейсе ФИС. Проверенный файл пакета прикрепляется в разделе БИТ.ВУЗ «Проверка результатов ЕГЭ в ФИС», таким образом в базе фиксируются только проверенные данные с действительными результатами ЕГЭ. При этом для корректной проверки необходимо предоставление абитуриентом не только актуального документа, на основании которого он поступает в ВУЗ, но и документа, по которому осуществлялась сдача ЕГЭ.
|
|
|
Рис. 24 Проверка результатов ЕГЭ в ФИС. Список абитуриентов.
|
|
|
|
Рис. 25 Проверка результатов ЕГЭ в ФИС. Результаты.
|
|
|
|
Рис. 26 Проверка результатов ЕГЭ в ФИС.
|
БИТ.ВУЗ имеет схожую с ФИС структуру справочников, что упрощает процесс выгрузки и обновления данных. Перед началом работы необходимо настроить ФИС через специальную форму (рис. 27), установив соответствие справочников 1С и ФИС.
Обмен данными с ФИС осуществляется в автоматическом режиме, без необходимости внесения информации вручную, оператором указывается только пакет данных, направляемый в ФИС (заявления, приказы о зачислении и проч.) (рис. 28 и 29).
|
|
|
Рис. 27 Форма настройки ФИС.
|
|
|
|
Рис. 28 Обмен с ФИС.
|
|
|
|
Рис. 29 Обмен с ФИС. Заполнение табличной части.
|
|
|
|
Рис. 30 Обмен с ФИС. Поданные заявления.
|
|
|
|
Рис. 31 Обмен с ФИС.
|
Задача:
Взаимодействие с ЕПГУ.
Решение:
Подключение к ЕПГУ осуществляется через специальную форму «Администрирование» (рис. 32), где указываются базовые данные для подключения, осуществляется проверка сертификата, обновление справочников, настраивается соответствие элементов справочников ЕПГУ и БИТ.ВУЗ. Определение структуры приема и ее публикация реализуется через соответствующие формы (рис. 33). После загрузки справочников, настройки соответствия справочников (рис. 35 и 36), данные справочников автоматически сопоставляются и сохраняются в разделе «Пакеты (ЕПГУ)», по которым осуществляется формирование заявок.
|
|
|
Рис. 32 Администрирование (ЕПГУ). Константы.
|
|
|
|
Рис. 33 Администрирование (ЕПГУ). Сервисы.
|
|
|
|
Рис. 34 Администрирование (ЕПГУ). Структура приема.
|
|
|
|
Рис. 35 Загрузка справочников.
|
|
|
|
Рис. 36 Настройка соответствия справочников.
|
Задача:
Формирование зачисления.
Решение:
Формирование зачисления осуществляется через инструмент «Помощник зачисления абитуриентов» (рис. 37), где указывается актуальная приемная кампания, вид финансирования, конкурсные группы. На основе указанных данных формируются приказы о зачислении (рис. 38). Также в разделе возможно формирование печатной формы приказа для дальнейшего подписания на бумаге.
|
|
|
Рис. 37 Помощник зачисления абитуриентов.
|
|
|
|
Рис. 38 Помощник зачисления абитуриентов.
|
|
|
|
Рис. 39 Приказ о зачислении.
|
Внедряемое нами программное решение учитывает всю специфику работы образовательного учреждения и помогает оптимизировать удаленное взаимодействие вуза с абитуриентами в ходе приемной кампании на всех её этапах.
Ознакомиться с решением "БИТ.ВУЗ.Приёмная комиссия" и заказать демо-доступ здесь.
Ознакомиться с решением "БИТ.Личный кабинет абитуриента" и заказать демо-доступ здесь.
Ознакомиться с решением "1С:Университет" и заказать демо-доступ здесь.
