Компания Первый Бит имеет большой опыт работы с бюджетными организациями в области автоматизации различных бизнес-процессов, в том числе в образовательных и медицинских учреждениях. Разработанное нами решение «Сайт научного общества» позволяет автоматизировать процесс организации профильных мероприятий для научных сообществ и ассоциаций. Решение реализовано в формате веб-сайта научного общества, с возможностью упрощения до сайта мероприятия.
Наша разработка содержит типовой адаптивный шаблон дизайна, который при необходимости в процессе внедрения клиенту может быть изменен в соответствии с его запросом.
На главной странице типового решения предусмотрен блок слайдов с анонсами предстоящих мероприятий, включая дату проведения и адрес, счетчики дней до начала мероприятия, кнопки подачи научных тезисов и регистрации участия, а также ленту предстоящих мероприятий, новостной и календарный блок (рис. 1). Выборка мероприятий для анонса осуществляется администратором.
|
|
|
Рис.1 Основная страница: анонс мероприятий, новости, календарь мероприятий.
|
Ряд внутренних страниц подробно освещает деятельность сообщества, этот блок включает в себя страницы для описания преимуществ членства ассоциации (рис. 2), для публикации необходимых документов и материалов, а также ссылок. Набор страниц может быть дополнен и изменен в соответствии с потребностями заказчика.
|
|
|
Рис. 2 Члены научного сообщества.
|
Рассмотрим основные задачи, которые стоят перед сообществами и ассоциациями при организации и проведении мероприятий, и решения этих задач на основе данной программной разработки нашей компании.
Задача:
Автоматизация регистрации членов общества и участников мероприятия.
Решение:
Регистрация новых пользователей на сайте осуществляется через простую форму ввода основных данных (электронная почта, пароль, контроль автозаполнения) (рис. 3).
Личный кабинет пользователя/участника включает полную анкету с персональными данными (рис. 4). Анкета позволяет избежать повторного заполнения данных участников мероприятия и членов научного общества. Помимо этого, реализован реестр членов общества с оплатой взносов (включая вступительные разовые и ежегодные членские взносы). Личный кабинет пользователя также содержит разделы с поданными тезисами, докладами, историей заказов/оплат, календарем и подписками на почтовые рассылки.
Системой предусмотрена регистраций компаний на мероприятие, подача ими заявок на размещение своего стенда или на рекламное участие. Компания имеет возможность оплатить подачу тезисов в том случае, если это предусмотрено мероприятием, оплатить членский взнос или осуществить спонсорские оплаты за участников (рис. 5, 6, 7).
|
|
|
Рис. 3 Авторизация и регистрация на сайте.
|
|
|
|
Рис. 4 Персональные данные.
|
|
|
|
Рис. 5 Регистрация компании на мероприятие.
|
|
|
|
Рис. 6 Заявки на партнерство.
|
|
|
|
Рис. 7 Оплата взносов за участников.
|
Задача:
Регистрация научных тезисов на мероприятие.
Решение:
Подача пользователями тезисов осуществляется через раздел личного кабинета. Для оптимизации процедуры заполнения данных, системой предусмотрен встроенный поиск по справочнику организаций. Все поля формы проходят автоматическую проверку, что исключает их некорректное заполнение. Указывается научная секция, в которую подается тезис, и вводятся данные тезиса. При этом предусмотрена возможность указания как докладчика, так и соавторов в неограниченном количестве (в том числе из сторонней организации) (рис. 8, 9). В процессе указания заголовка и текста тезиса автоматически проверяется и указывается количество знаков (параметры при необходимости задаются в настройках). При вводе текста тезиса есть возможность подключения визуального редактора для форматирования и типографа, что позволяет облегчить работу редактора при дальнейшей публикации материалов.
После регистрации тезису присваивается номер, к тезису привязывается наименование мероприятия, секции, форма доклада и докладчик. После отправки тезис сохраняется в личном кабинете, с возможностью последующего редактирования и печати участником (рис. 10).
|
|
|
Рис. 8 Регистрация тезиса.
|
|
|
|
Рис. 9 Регистрация тезиса. Данные тезиса.
|
|
|
|
Рис. 10 Тезисы.
|
Задача:
Предоставление информации о мероприятии. Формирование интерактивной программы.
Решение:
Страница «Мероприятия» содержит набор внутренних страниц (которые могут быть созданы администратором сайта автоматически), при необходимости - интерактивную программу мероприятия (рис. 11), включающую дату и время проведения, залы, доклады, модераторов мероприятия, печатную форму пропуска, фотоотчеты и др.
|
|
|
Рис. 11 Интерактивная программа.
|
Задача:
Автоматизация работы организационного комитета мероприятия.
Решение:
Учетные записи членов оргкомитета создаются администратором с возможностью разделения прав доступа и администрированием сотрудником оргкомитета одного или нескольких мероприятий.
Через личный кабинет сотрудник организационного комитета может осуществлять:
- управление поданными на мероприятие научными тезисами, включая их редактирование, смену статуса (принят, отклонен, отправлен на доработку, изменен), распечатку;
- формирование докладов мероприятия на основе поданных тезисов;
- составление интерактивной программы мероприятия (рис. 12). Процесс осуществляется через составление списка секционных заседаний и добавление к этому списку сохраненных тезисных докладов из базы данных мероприятия, с указанием продолжительности каждого доклада, что позволяет автоматически рассчитывать в сетке программы продолжительность каждого секционного заседания. Системой также предусмотрено добавление в программу обсуждения докладов и, при необходимости, докладов без тезиса. Далее из секционных заседаний формируется расписание мероприятия по дням и залам, с указанием времени, и включением дополнительных событий (обеденный перерыв, кофе-брейк, фотосессии и т.д.) (рис. 13);
- формирование отчетов по поданным тезисам (список авторов, краткий/полный библиографический список тезисов), что позволяет оптимизировать дальнейшую работу по созданию публикаций;
- оперировать списками участников мероприятий.
|
|
|
Рис. 12 Составление программы мероприятия для оргкомитета.
|
|
|
|
Рис. 13 Интерактивное расписание.
|
Задача:
Администрирование мероприятий научного общества.
Решение:
Панель управления параметрами мероприятия (рис. 14) позволяет осуществлять:
- ввод и редактирование основных данных (наименование, адрес, организатор, место проведения);
- публикацию анонсов;
- необходимые настройки (в том числе указывать URL трансляции, стример трансляции, виды докладов, численность групп участников и оргкомитета, список платежных систем с возможностью подключения оплаты картами);
- установку диапазонов дат для регистрации участия, приема тезисов и проведения мероприятия;
- ввод детального описания мероприятия, в том числе с использованием визуального редактора;
- размещение информации о партнерах и спонсорах, прием заявок на партнерство и на экспозиции;
- регистрацию дополнительных услуг (гала-ужины, портфели участников и т.д.)
- ограничения по приему тезисов;
- утверждение интерактивной программы.
|
![Screenshot 2021-10-20 at 11-55-34 Мероприятия Мероприятие Шестой Всероссийский Съезд специалистов - Редактирование - Конфер[...].png](/upload/medialibrary/311/311ad231614aa56267d268ddfe327736.png "Screenshot 2021-10-20 at 11-55-34 Мероприятия Мероприятие Шестой Всероссийский Съезд специалистов - Редактирование - Конфер[...].png")
|
|
Рис. 14 Панель управления параметрами.
|
В системе предусмотрена организация почтовых рассылок, как автоматическая (при регистрации на мероприятие, работе с тезисами), так и рассылка из панели администрирования через специальный модуль рассылок, который позволяет создавать письма, сегментировать участников тех или иных мероприятий (рис. 15 и 16). Отправка осуществляется как через почтовый сервис заказчика, так и через коммерческий почтовый сервис рассылки или SMS шлюз.
Помимо этого, предусмотрена возможность размещения отчетной фотогалереи по каждому мероприятию (рис. 17).
|
|
|
Рис. 15 Список рассылок.
|
|
|
|
Рис. 16 Редактор рассылки.
|
|
|
|
Рис. 17 Фотогалерея мероприятия.
|
«Сайт научного общества» представляет собой модульное решение, что позволяет модифицировать, расширять и дорабатывать его при необходимости с учетом особенностей вашей организации. Система построена на платформе 1С-Битрикс и имеет удобный административный интерфейс.
В стоимость решения входит обучение работе с программным продуктом, а также мы осуществляем консультирование по приобретению и внедрению нашего программного продукта.
