Основные проблемы, связанные с управлением финансами в государственных учреждениях:
Методологические:
Организационные:
Управленческие:
Варианты решения проблем:
-
автоматизация процессов бюджетирования, исполнения бюджета, связанных процессов;
-
работа в единой базе данных;
-
исключение дублирования информации (работа с едиными справочниками, связь между документами подсистем);
-
грамотное выстраивание процессов взаимодействия между отделами.
Рассмотрим возможности программного продукта «БИТ.Управление финансами государственного учреждения» («БИТ.УФГУ») ред. 2.0.
Задача:
Работа в единой базе данных.
Решение:
«БИТ.УФГУ» встроена в «1С:БГУ» ред. 2.0 («1C:Бухгалтерия государственного учреждения»). Доступ к разделам программного продукта определяется набором прав, установленных для конкретного пользователя (рис. 1). Права доступа к подсистемам настраиваются в пользовательском режиме, при необходимости возможно разграничение прав доступа по сотрудникам, отделам, организациям, подразделениям и т.д.
|
Рис. 1 Начальная страница «1С:БГУ 2.0 – БИТ.УФГУ»
|
Работа в единой базе данных на основе данной конфигурации позволяет:
-
осуществлять работу с едиными справочниками (являющимися едиными для управленческого и бухгалтерского учета, такими как «Контрагент», «Договоры», «ИФО», «КЭК», «КФО» и др.);
-
исключить дублирование ввода данных;
-
оперативно получать сведения об исполнении.
Задача:
Получение детальной аналитики.
Решение:
Программное решение «БИТ.УФГУ» имеет собственные (специализированные) аналитические разделы, при этом часть аналитики составляют бухгалтерские справочники 1С:БГУ.
Основные специализированные аналитические разделы (аналитика управленческого учета):
-
«Центр Финансовой Ответственности» (рис. 2). Включает в себя перечень структур организации, видов ЦФО (доходы и затраты), данные руководителя.
-
«Статьи оборотов». Данный справочник позволяет фиксировать бюджетные статьи доходов/расходов (рис. 3). Статьи оборотов обязательно имеют наименования, кодификатор, и связаны с кодом экономической классификации (КЭК).
-
«Источники финансирования» (рис. 4) представляет собой детализированный справочник по источникам финансирования.
-
«Проекты» включают в себя перечень мероприятий или доходных договоров для осуществления анализа исполнения расходной части по доходным договорам (рис. 5).
|
Рис. 2 Финансовое планирование – ЦФО (Центр финансовой ответственности).
|
|
Рис. 3 Статьи оборотов.
|
|
Рис. 4 Источники финансирования.
|
|
Рис. 5 Проекты
|
Помимо собственных аналитических разрезов, в конфигурации возможно использование до 20 дополнительных аналитических разрезов произвольного типа сверх предустановленных (рис. 6 и 7).
|
Рис. 6 Виды дополнительных аналитик.
|
|
Рис. 7 Назначение дополнительных измерений.
|
Задача:
Прозрачность процессов планирования финансово-хозяйственной деятельности.
Решение:
Программное решение «БИТ.УФГУ 2.0» позволяет осуществлять необходимую степень детализации планирования финансово-хозяйственной деятельности (ПФХД) и реализовывать следующие этапы планирования (рис. 8):
-
формирование БДДС и БДР при необходимости;
-
фиксация лимитов подразделений;
-
фиксация плановой потребности в системе.
|
Рис. 8 Схема - формирование БДР, БДДС, ПФХД
|
Помимо этого, конфигурация позволяет осуществлять сценарное планирование (пессимистичный/оптимистичный план), а также сравнение сценариев на основе отчетов. Сценарии вводятся при первоначальной работе в программе.
|
Рис. 9 План-фактный анализ универсальный. Сравнение сценариев.
|
В разрезе аналитики управленческого учета формируются БДР и БДДС. БДДС формируется на основании БДДР и фиксируется отдельным документом. Степень детализации данных отчетов настраивается в зависимости от потребности организации. ПФХД формируется на основании данных отчета БДДС (рис. 10 - 12).
Корректировка введенных планов возможна с помощью специализированного документа «Корректировка бюджета».
|
Рис. 10 БДР - Форма ввода бюджета: Проведен.
|
|
Рис. 11 ПФХД – Формы ввода бюджета: Проведен.
|
|
Рис. 12 Формы ввода бюджета.
|
Задача:
Детализация процессов исполнения договоров.
Решение:
Система позволяет детально фиксировать различные этапы планирования исполнения договоров (рис. 13), документы вводятся на взаимном основании. Таким образом не только формируется план-фактный анализ, но и автоматизируются основные операции в системе:
-
резервирование денежных средств (позволяет видеть актуальный остаток по планам ФХД) (рис. 14);
-
регистрация обязательных платежей (позволяет видеть актуальный остаток по договору, в том числе с учетом не оплаченных счетов);
-
регистрация обязательств (рис.15 и 16);
-
формирование реестра платежей (рис. 17);
-
фактическое и кассовое исполнение.
|
Рис. 13 Схема детализации процессов в БИТ.УФГУ на примере исполнения договора.
|
|
Рис. 14 Резервирование денежных средств.
|
|
Рис. 15 Регистрация договора.
|
|
Рис. 16 Регистрация обязательств и сведений по договорам.
|
|
Рис. 17 Планируемый расход.
|
Задача:
Настройка получения сведений об исполнении.
Решение:
Наше программное решение «БИТ.УФГУ» включает большой набор инструментов для настройки и автоматизации оперативного получения сведений об исполнении, включая трансляцию данных, табличную часть аналитики, регистр соответствий, отчеты.
Подсистема «Получение данных (БИТ)» позволяет настроить передачу бухгалтерских данных в управленческий учет (рис. 18).
|
Рис. 18 Получение данных (БИТ).
|
Трансляция данных осуществляется за счет установки соответствий. Большое количество регистров соответствий позволяет синхронизировать бухгалтерскую аналитику и аналитику управленческого учета (например «Соответствие ЦФО и подразделений», «Соответствие проектов и направлений деятельности» и т. д.). Регистры могут применяться в зависимости от настройки аналитического учета на счетах.
Механизм трансляции позволяет при проведении бухгалтерского документа сразу транслировать записи в управленческий учет. Трансляция позволяет без вмешательства оператора отразить данные бухгалтерского учета в управленческом учете.
Для каждого документа бухгалтерского учета можно назначить табличную часть, в которой будут указаны данные управленческого учета. Данная аналитика заполняется вручную пользователем по установленным правилам или по документу основания (рис. 19).
|
Рис. 19 Заявка на кассовый расход.
|
Задача:
Гибкая настройка отчетов.
Решение:
Система «БИТ.УФГУ» позволяет настроить неограниченное количество вариантов отчетов. Отчеты настраиваются в пользовательском режиме. Возможно создание отчетов произвольного вида без доработки конфигурации (механизм «Произвольный отчет» и «Универсальный отчет по источникам данных»).
Варианты отчетов:
-
Исполнение договоров (реестры доходных, расходных договоров и пр.) (рис. 20 и 21), порядок группировок, статьи и пр. настраивается в пользовательском режиме;
-
План-фактный анализ универсальный (рис. 22 и 23). На основе данного отчета предусмотрено создание документов резервирования денежных средств. При этом данные в документ переносятся автоматически без необходимости указывать их в ручном режиме или заполняются на основе аналитики управленческого учета;
-
Произвольный отчет (рис. 24).
|
Рис. 20 Исполнение договоров. Реестр доходных договоров.
|
|
Рис. 21 Исполнение договоров.
|
|
Рис. 22 План-фактный анализ (БДДС).
|
|
Рис. 23 План-фактный анализ (ПФХД исполнение).
|
|
Рис. 24 Произвольный отчет. Бюджет движения денежных средств.
|
Каждый показатель в отчетах может быть расшифрован до исходного документа, сформировавшего указанную сумму.
Дополнительно осуществляется:
-
Контроль сумм по аналитикам. Позволяет настроить контроль за резервированием денежные средства, избежать превышения сумм по заключаемым договорам (рис. 25).
-
Механизм зависимых оборотов. Позволяет настраивать зависимость одной статьи от другой (рис. 26).
-
Формирование ПФХД по приказу Минфина (рис. 27). Заполняется автоматически на основе данных управленческого планирования, предусмотрено формирование печатной формы.
|
Рис. 25 Установка контрольных значений.
|
|
Рис. 26 Установка зависимых оборотов.
|
|
Рис. 27 План ФХД.
|
Помимо этого, в системе «БИТ.УФГУ» предусмотрены:
-
учет централизованного фонда, включая автоматизированное отчисление, выделение среди поступлений и расходов, смету средств централизованного фонда;
-
создание смет по мероприятиям/научным договорам (регистрация сметы, учет расходов и доходов по проекту/мероприятию, анализ исполнения).
Программное решение «БИТ.УФГУ» позволяет осуществлять гибкие настройки прав доступа, создание произвольных форм отчетности без доработки конфигурации, выгрузку данных из Excel, визирование документов (включая формирование маршрутов согласования, фиксации прав установки виз), а также настраивать необходимые механизмы оповещения.