Уточняем планы по закупкам

Дата публикации:июль'2018
Автор:Маликова Анна
Опубликовано в: Госсектор: учет, планирование, контроль
Направление: Бюджетные учреждения Вузы Медицинские учреждения НИИ

Жизнь постоянно требует пересматривать наши желания согласно имеющимся возможностям. Изменение экономической ситуации все чаще становится причиной корректировки запланированных закупок. Внесение изменений в закупочные планы – дело трудоемкое, однако сделать это проще с помощью программного обеспечения.

Процедурные изменения

Порядок внесения изменений в план-график закупок установлен Федеральным законом от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (далее – Закон № 44-ФЗ). Автономные учреждения корректируют ранее принятые планы закупок согласно своему соответствующему Положению, руководствуясь требованиями Федерального закона от 18.07.2011 № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» (далее – Закон № 223-ФЗ).
В любом случае, уточнение планов-графиков, планов закупок и другой информации, размещаемой в сети «Интернет» и на соответствующих сайтах, должно происходить согласно установленным процедурам. За соблюдением таких процедур в учреждениях-заказчиках отвечают, как правило, специалисты-закупщики.
Однако до момента совершения закупщиками таких процедур в учреждении должны быть проведены мероприятия по сбору информации у заинтересованных лиц, ее анализу и согласованию с бухгалтерией и плановым отделом и т.д. Эти мероприятия не регламентированы закупочным законодательством, поэтому учреждения должны самостоятельно разработать алгоритм принятия соответствующих управленческих решений. А если учреждение воспользуется программным обеспечением, то многие проблемы разрешатся сами собой, так как в нем необходимые государственным и муниципальным заказчикам алгоритмы принятия решений по изменению закупочных планов уже реализованы. При этом не имеет значения, каким законом руководствуется учреждение при осуществлении закупок – Законом № 44-ФЗ или Законом № 223-ФЗ.

Принятие решений

Всем установленным закупочным законодательством процедурам по изменениям в план-график или план закупок в программном обеспечении предшествует решение руководителя учреждения. В свою очередь перед принятием решения руководитель его согласовывает с плановым отделом, бухгалтерией и закупщиками. Такой порядок позволяет избежать недоразумений, дублирования информации и обеспечивает четкое соблюдение регламентированных процедур.
До утверждения изменений в закупочные планы специалисты и сотрудники учреждения могут вносить любые предложения по составу, объему и срокам закупок. Все эти предложения проходят необходимые согласования.
Удачный исход дела при внесении изменений в закупочные планы возможен только при согласованных действиях службы закупок, заинтересованных специалистов и руководителей подразделений, а также финансовой службы и бухгалтерии. Обеспечить такие согласованные действия как раз и помогает программное обеспечение.
Согласование действий между структурными подразделениями и специалистами учреждения осуществляется следующим образом.
В программе настраивается маршрут согласования (рис. 1), определяющий порядок согласования документа. При этом в маршруте возможно указание количества дней на согласование.
Согласование может быть последовательным или параллельным. Для каждого согласующего возможно назначить его заместителя на время отсутствия, тогда задача будет приходить как основному должностному лицу, так и его заместителю, и каждый из них будет иметь возможность ее исполнить.

1.png

Рис. 1. Найстройка маршрута согласования

Маршрут согласования настраивается один раз, после чего в него по мере необходимости вносятся корректирвы, если меняются участники согласования.
После настройки процедура согласования выглядит следующим образом.
1. Сначала инициатор (сотрудник подразделения, плановик или закупщик) заполняется карточку заявки на изменение плана (рис. 2). При этом заявка находится в статусе «Создан». После того как он полностью внес все сведения и проверил их корректность, он переводит документ в статус «На согласовании». После этого автоматически запускается процесс согласования. В данном статусе инициатор более не может вносить коррективы в заявку.
 

2.png

Рис. 2. Форма заявки на изменение плана

2. Согласующему должностному лицу приходит ссылка на документ (рис. 3), который он может посмотреть и принять решение согласовать документ или отклонить.

3.png

Рис. 3. Согласование документа должностным лицом

Если сотрудник не выполнил задачу в срок, то она в программе выделяется красным шрифтом. После активации кнопки «Согласовать документ» или «Отклонить» задача пропадает из списка задач, а документу присваивается статус «Согласовано», «Не согласовано». Если сотрудник не согласовал документ, то обязательно необходимо указать причину (рис. 4).

4.png
 
Рис. 4. Указание причин несогласования документа

Если документ согласован, то задача о его согласовании автоматически приходит следующему лицу, обязанному его согласовать.
Кроме согласования, сотрудник может внести изменения в заявку, например финансист может заполнить сведения о финансировании, а закупщик – указать способ закупки.

3. После согласования заявки руководителем учреждения заявке присваивается статус «Утвержден». В данном статусе ни у кого нет прав на редактирование данной заявки. Такую заявку закупщик включает в план закупок по Закону № 223-ФЗ или в план-график согласно Закону № 44-ФЗ (рис. 5). После чего документ размещается на сайте закупок.

5.png

Рис. 5. Включение заявки в план-график

Все сказанное выше используется при согласовании документов при любом из вариантов согласования.

Варианты согласований

Возможный «сценарий» согласования изменений будет зависеть от того, кто предлагает такие изменения, то есть является их инициатором.
Инициаторами изменения закупочных планов может быть:
  1. заинтересованное лицо в случае изменения потребности (например, руководитель подразделения или специалист);
  2. отдел закупок при изменении условий закупок;
  3. плановый (финансовый) отдел или бухгалтерия.

Рассмотрим каждый «сценарий» подробнее.

Сценарий 1. Инициатор – подразделение или специалист

Руководитель подразделения или специалист учреждения могут предложить внести изменения в закупочные планы, как правило, в следующих случаях:

  • возникновения новых задач;
  • изменение условий ранее поставленных задач.


При этом такие предложения связаны с изменением объемов ранее запланированных закупок или закупке непредусмотренных планом закупки новых товаров, услуг и работ.
Внесение изменений по инициативе подразделения происходит в несколько этапов. При этом важно ограничить сроки, в которые подразделения могут вносить изменения, чтобы их дисциплинировать. 
Этапы внесения изменения в таком случае следующие:

  1. Подразделение вносит заявку на изменение плана. При этом у сотрудника подразделения должна быть возможность либо внести изменение/отменить текущую позицию (если она еще не была опубликована на сайте), либо добавить новую (см. рис. 2).
  2. После этого измененная заявка должна быть согласована с руководителем подразделения. Он согласовывает ее целесообразность.
  3. Если это закупка товаров, то заявка согласуется заведующим склада. Возможно, искомый товар нет необходимости закупать, он уже есть на складе.
  4. Далее с финансово-экономическим отделом. Финансово-экономический отдел проверяет, имеются ли средства на закупку. Для этого он использует отчеты, которые показывают объем средств по статьям с учетом и без учета заявки.
  5. После этого отдел закупок указывает способ закупки и прочие реквизиты, необходимые для публикации позиции в плане-графике, и включает позицию в редактируемую им версию (см. рис. 3). Хотя в закупочном законодательстве нет никаких ограничений на частоту изменения плана-графика, но все же частые его изменения не рекомендованы. Во многих учреждениях-заказчиках частота публикаций изменений в план регламентирована (раз в неделю, месяц, квартал).
  6. Перед публикацией измененной версии плана-графика его финальную версию (со всеми изменениями за предыдущий период) утверждает руководитель учреждения. Он также может отклонить некоторые изменения.
  7. После этого итоговая версия плана-графика размещается на официальном сайте закупок. На текущий момент у программ есть возможность выгрузки документов на официальный сайт закупок, но нет возможности размещать план-график в электронном бюджете.

Сценарий 2. Инициатор – отдел закупок

Специалисты отдела закупок могут вносить изменения в план-график или план закупок в случае изменения способа закупок, сроков их проведения, начальной минимальной цены и т.п., что относится непосредственно к условиям проведения закупочной процедуры.
Кроме того, специалистам-закупщикам в условиях быстрого изменения цен очень сложно установить более-менее реальные цены закупок. Если момент планирования отдален по времени от момента осуществления закупки, то велика вероятность того, что заказчику придется вносить изменения в план.
Этапы внесения изменения при таком сценарии такие:
  1. Если при определении начальной (максимальной) цены контракта (НМЦК) выясняется, что цена превышает запланированную, то необходимо принять решение: будет увеличена сумма закупки, снижены требования к закупке или же будет уменьшено количество . Изменение требований к объекту закупки или их количество должны быть согласованы с сотрудником или руководителем подразделения.
  2. Если невозможно уменьшить количество и (или) изменить функциональные характеристики объекта, то необходимо увеличивать начальную максимальную цену закупки. Эту работу выполняют совместно закупщик и финансовый отдел. Финансовые средства на текущую закупку возможно увеличить за счет экономии от ранее проведенных закупок; уменьшения объема/отказа от другой закупки.
  3. Для установления возможностей изменения цены закупки в программном обеспечении используются соответствующие отчеты. 
  4. Если общая сумма не меняется, то отдел закупок вносит изменение в план без согласования с финансово-экономическим отделом. Если сумма меняется, то после согласования в финансово-экономическом отделе. 
  5. Все внесенные изменения перед публикацией согласуются с руководителем учреждения.
  6. Отдел закупок публикует план через программу.
  7. Кроме изменения цены бывают и другие причины изменения закупки, например перенос срока закупки. Для этих целей возможно использовать отчет (рис. 6). Например, после окончания отчетного месяца, возможно отобрать все неразмещенные закупки и перенести их на следующий месяц.

6.png

Рис. 6. Отчет о неразмещенных закупках

Сценарий 3. Инициатор – финансово-экономический отдел или бухгалтерия

К сожалению, нередки случаи, когда финансирование учреждения в силу разных причин сокращается. Именно изменение финансового состояния является основной причиной для внесения изменения в закупочные планы по инициативе финансовых служб и бухгалтерии. Программное обеспечение предоставляет возможность оперативно внести необходимые изменения в планы-графики закупок и планы закупок. При этом учитывается то, на каком этапе закупочной процедуры вносятся изменения (рис. 7). 

7.png

Рис. 7. Этапы закупочных процедур

В момент внесения изменений в закупочную процедуру в этом случае на различных этапах может быть следующее:

  • информация о закупке находится в утвержденном и размещенном на официальном сайте плане-графике;
  • закупочный процесс начался (извещение о проведении закупки размещено на официальном сайте), но еще не выбран победитель закупки;
  • определение поставщика завершено путем выявления победителя конкурентной закупки и заключения с ним контракта;
  • контракт находится в стадии исполнения – полного или частичного.


Наиболее оптимально вносить изменения в закупку, когда информация о ней только размещена на соответствующем сайте, и крайне нежелательно – в момент исполнения условий контракта.
При этом важно, чтобы у всех заинтересованных лиц: у закупщика, финансиста и сотрудника подразделения – была информация о том, на каком этапе находится закупка, тогда согласованно может быть принято решение:

  • какие закупки отменить или уменьшить объем;
  • для каких изменить требования для уменьшения НМЦК.

При уменьшении финансирования существенно, чтобы решения об изменении плана чаще всего принимались совместно финансистом, закупщиком и представителем подразделения. В случае небольшого перераспределения финансирования можно принять следующую схему изменения:
  1. В случае сокращения или увеличения финансирования задача финансиста – сократить или увеличить сумму средств по статьям финансирования и подразделениям. При этом ему важно понимать, на каком этапе находится закупка.
  2. После этого сотрудники подразделений перераспределяют суммы своих потребностей, увеличивая или уменьшая объемы закупок. При этом важно понимать, что очень желательно не вносить изменения в позиции, по которым уже были проведены конкурсные процедуры.
  3. Отдел закупок вносит изменения в план.
  4. Все внесенные изменения перед публикацией согласуются с руководителем учреждения.
  5. Отдел закупок публикует план-график (план закупок) на соответствующем сайте через используемое программное обеспечение.

Однако рассмотренные сценарии – не единственные обстоятельства для изменения закупочных планов согласно требованиям Законов № 44-ФЗ и 223-ФЗ.

Закупки малого объема

В большинстве учреждений закупки малого объема не планируются попозиционно. Чаще всего устанавливаются некоторые лимиты закупок на год, которые подразделения не должны превысить. Данные лимиты устанавливаются, чтобы в целом по учреждению соблюсти ограничения на объем закупок малого объема.
Для закупок в рамках Закона № 44-ФЗ объем закупок суммой до 100 тыс. рублей не должен превышать 2 млн рублей или не должен превышать 5% совокупного годового объема закупок заказчика и не должен составлять более чем 50 млн рублей. А для отдельных заказчиков – объем закупок до 400 тыс. рублей не должен превышать 50% совокупного годового объема закупок заказчика и не должен составлять более чем 20 млн рублей.
Объем закупок малого объема в рамках Закона № 223-ФЗ каждый заказчик утверждает сам в собственном положении. Соблюсти же установленные лимиты поможет программа (рис. 8).

8.png

Рис. 8. Отчет о закупках малого объема

Согласование закупок малого объема чаще всего происходит по схеме, описанной в Сценарии 1. Единственно, что информацию о данных закупках в плане графике и плане закупок контрактная служба размещает в ЕИС не попозиционно, а общей суммой.