Разработка автоматизированной системы управления документооборотом в РТУ МИРЭА

Клиент

МИРЭА - Российский технологический университет

Цели проекта

• Создание системы электронного документооборота. Организация контроля исполнения проектных задач с ответственными и сроками.
• Создание системы учета, соответствующей требованиям законодательства к государственным бюджетным образовательным учреждениям и учитывающей специфику деятельности РТУ МИРЭА.
• Автоматизация управленческого учета с целью обеспечения своевременного, полного и достоверного отражения в учете операций по формированию и исполнению бюджета, повышения оперативности формирования отчетности об исполнении бюджета, а также предоставления информации для принятия управленческих решений.
• Снижение трудозатрат на расчет заработной платы и стипендии, автоматизация кадрового учета.

Информация о вузе

РТУ МИРЭА сегодня является одним из лидеров в области подготовки высококвалифицированных специалистов для быстро развивающихся наукоемких отраслей науки и техники: телекоммуникаций, информационных и компьютерных технологий, автоматики, кибернетики, радиотехники и электроники, химии и биотехнологий. 
РТУ МИРЭА сегодня – это более 50 базовых кафедр при научно-исследовательских институтах РАН, конструкторских бюро и на высокотехнологичных предприятиях Московского региона. Профессорско-преподавательский коллектив Университета включает 21 академика и члена-корреспондента Российской академии наук, а также более 280 членов других, в том числе международных, академий и научных обществ. 
В Институте международного образования Университета проходят подготовку более 800 иностранных студентов из 66 стран. РТУ МИРЭА развивает разнообразные формы довузовской подготовки, активно ведет профориентационную работу. При Университете работают вечерняя физико-математическая школа, в состав которой входят более 20 филиалов подшефных школ Московского региона и подготовительные курсы.

Ситуация до внедрения

Раньше в вузе работа велась в разрозненных системах. Обмен данными между конфигурациями был реализован частично или отсутствовал, часть данных пользователи вносили вручную. Многообразие и специфика видов деятельности вуза, изменяющееся законодательство требовали изменить систему, обеспечивающую ведение документооборота, бухгалтерского, финансового и кадрового учета. Основной предпосылкой проекта стало моральное устаревание систем, невозможность оперативно реагировать на изменения законодательства и потребности руководства.

Уникальность проекта

Уникальность проекта заключается в масштабности. Налажена интеграция между системами 1С:Документооборот государственного учреждения (1С:ДГУ), 1С:Бухгалтерия государственного учреждения (1С:БГУ), 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения (1С:ЗКГУ). Также в ходе проекта произошел отказ от бумажных носителей, настроены электронные подписи сотрудникам. В результате отказа от избыточного бумажного документооборота вуз стал более экологичным.
Результаты проекта:

Выполненные работы

• В 1С:ДГУ настроены все виды входящих, исходящих и внутренних документов:

1. Обращения граждан;
2. Письма входящие;
3. Отчётность;
4. Письма исходящие;
5. Приказы/распоряжения;
6. Протоколы;
7. Служебные записки, справки.

• В 1С:ДГУ настроены бизнес-процессы по всем видам документов: рассмотрение, исполнение, согласование, утверждение, регистрация, ознакомление, поручение. Модифицирован интерфейс работы с задачами: отражены история выполнения задач, приложенные файлы.
• Реализован механизм совместительства, когда у пользователя может быть несколько подразделений.
• Разработан обмен физическим лицами из 1С:ЗКГУ и пользователями в 1С:ДГУ  с целью актуализации пользователей и данных о совместительстве в документообороте. Пользователь добавляется в 1С:ДГУ при наличии электронной почты в ЗКГУ. Разработан обмен кадровыми приказами между 1С:ЗКГУ и 1С:ДГУ для согласования и подписания документов.
• Доработана система контроля исполнения. 
• Доработана работа с номенклатурой дел: ее можно автоматически загрузить из файлов, и она автоматически заполняется в зависимости от типа документа. Документы автоматически попадают в дело.
• В шаблонах процессов реализована возможность отправки на доработку на любом этапе согласования.
• Внедрена подсистема работы с электронными подписями: подписание документов при помощи электронных подписей, формирование файла визуализации со штампом в формате PDF и папки в формате zip документом и файлом в формате Sig для проверки подписи.
• Реализован механизм автоматического делегирования при создании отсутствия в 1С:ДГУ.
• Реализованы механизмы согласования документов «Договор (расходный)», «Договор (доходный)», «Договор на участие в конкурсе» в 1С:ДГУ.
• Реализован механизм формирования документа «Резервирование денежных средств» на основании документа «Договор (расходный)» из 1С:ДГУ. Документ формируется финансистами, когда договор приходит им на согласование. Таким образом осуществляется резервирование денег под будущий договор.
• Реализован механизм формирования и согласования документа «Заявка на платеж» в 1С:ДГУ. Документ формируется на основании документа «Договор (расходный)». В «Заявке на платеж» возможно указать ссылку на документ «Заявление на оплату» из 1С:БГУ, при этом происходит автоматическое заполнение реквизитов в 1С:ДГУ.
• Разработаны обмены структурой предприятия между 1С:БГУ-1С:ДГУ, 1С:БГУ-1С:ЗКГУ.
• Настроен учет МОЛ в документообороте. Сейчас можно смотреть остатки по подразделениям, выполнять списание.
• Настроено ведение контроля оплат, просрочки по документам договорного блока.
• В документообороте ведется закупочная деятельность от момента создания заявки на закупку инициатором закупки до момента проведения экспертизы и актов ответственным за договор.
• Проведено обследование текущих бизнес-процессов учреждения по бухгалтерскому и управленческому учету.
• Проведено обследование процесса подготовки, формирования плановой потребности учреждения в разрезе по подразделениям.
• Проведены работы по проектированию подсистем будущей единой системы, реализованной на базе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» ред. 2.0.
• Разработаны механизмы для регистрации счетов на оплату от поставщиков, резервированию средств по договорам для оперативного и корректного анализа остатков по договорам, а также для автоматизированного заполнения расчетно-платежных документов.
• Реализованы механизмы для автоматизированной корректировки данных бюджета.
• Разработаны права доступа, настроено разграничение по группам доступа в соответствии с выполняемыми функциями для пользователей.
• Настроены интерфейсы, отчеты, формы списка документов в соответствии с выполняемыми пользователями задачами.
• Разработаны механизмы обмена данными по сотрудникам, подразделениям и должностям между бухгалтерской и зарплатной конфигурациями.
• Организовано поддержание форматов обмена с СУФД, форматов выгрузки и форм регламентированной бухгалтерской и налоговой отчетности в актуальном состоянии.
• Организован контроль корректного ведения учета в программе для предотвращения накопления ошибок и значительных расхождений при сдаче отчетности.
• Сделана настройка прав доступа по совмещениям и выводам оклада для кадровиков.
• Разработаны печатные формы кадровых приказов, трудовых договоров, справок и дополнительных соглашений.
• Доработан механизм штатного расписания, реализованы необходимые отчеты по штатному расписанию по формам РТУ МИРЭА.
• Разработан отчет «Дорожная карта», доработаны отчеты в органы статистики.
• Доработан механизм расчета и списания резервов отпусков. Реализовано списание отпусков, выданных авансом.
• Разработаны выгрузки в файл для перечисления заработной платы и загрузки лицевых счетов на открытие в банки с поддержкой актуальности формата файлов для банков.
• Настроена синхронизация бухгалтерских проводок, данных управленческого учета.
• Реализована выгрузка данных из ЗКГУ для формирования в БГУ расчетно-платежных документов   на перечисление зарплаты и налогов по зарплате в разрезе необходимых аналитик.
• Реализован механизм создания в БГУ расходных кассовых ордеров на основании ведомостей на выплату депонентов по стипендии и зарплате.
• Создана система для расчета стипендий студентов.
• Разработана загрузка данных по студентам, приказам и назначениям стипендий из сторонней системы в РТУ МИРЭА по контингенту учащихся.
• Организован автоматизированный расчет стипендий и сумм НДФЛ обучающихся.
• Разработана новая подсистема по розничным продажам в соответствии с потребностями автоматизации учета на местах оказания услуг по дополнительным направлениям «Страйкбольный клуб», «Фотостудия», «Лаборатория анализа воды».
• Разработана подсистема для приема оплаты студентов и абитуриентов для возможности упрощения, ускорения процесса приема безналичной оплаты с одновременным отражением в бухгалтерском учете.
• Доработан блок по закрытию и распределению накладных и общехозяйственных расходов с учетом особенностей учреждения: проценты накладных, распределение в соответствии со списком, приоритеты закрытия.
• Доработана консоль руководителя для получения оперативной информации по доходам и расходам по учреждению в целом и по подразделению, по статистическим данным по сотрудникам (возраст, ученая степень, ученое звание), по среднесписочной численности, для мониторинга показателей средней зарплаты по категориям персонала.
• Доработан налоговый учет для возможности корректировки расходов в зависимости от коэффициента платной деятельности для закрытия расходов с учетом наличия этапов у доходных направлений.
• Разработана подсистема для учета деятельности по физкультурно-оздоровительному комплексу: составление и печать договоров по утвержденным формам РТУ МИРЭА, выставление актов со спецификацией, формирование отчетов для анализа задолженности.

Результаты

Документооборот

• Сокращены временные затраты на обработку документов, так как теперь определены ответственные сотрудники, настроены маршруты и шаблоны.
• Сокращены риски по утере документов, теперь все хранится в одном месте в определенных папках и установлены ответственные за работу с документами.
• Повышен уровень дисциплины, так как есть ответственный за контролем исполнительской дисциплины, известны какие поручения выполнены, а какие нет и по какой причине. Также стало проще отслеживать трудозатраты сотрудников в результате настройки учета рабочего времени.
• Сокращено время на ознакомление распоряжений и приказов, т.к. настроены маршруты движения документов, шаблоны, определены ответственные за работу с документами, благодаря чему стало легче контролировать исполнение приказов.
• Сокращено время на поиск нужных файлов, теперь все файлы хранятся в одном месте и структурированы, определены ответственные за папки и права доступов к файлам, также теперь можно легко отследить историю каких-либо изменений в файлах.
• Сотрудники отказались от бумажных носителей.
• Реализована возможность параллельной отправки на исполнение с различными сроками.

Бухгалтерия

• Ведется полный цикл учетных процессов.
• Регламентированная бухгалтерская, налоговая и статистическая отчетность формируются в «1С:Бухгалтерия государственного учреждения».
• Организовано формирование выходных форм по исполнению финансовых планов (кассовое исполнение, исполнение с учетом принятых обязательств и ожидаемых расходов).
• Обеспечено автоматизированное формирование финансовых планов по данным плановой потребности, переходящих договоров, плановых данных по суммам заключенных договоров по направлениям деятельности.
• Бюджет учреждения формируется в различных аналитических разрезах (по видам деятельности, в разрезе центров финансовой ответственности и других разрезах бюджетирования).
• Организовано резервирование денежных средств под планируемые расходы.
• Доходы и расходы учреждения планируются в соответствии с утвержденной финансовой структурой учреждения.
• Обеспечен надежный контроль за финансами РТУ МИРЭА.
• Быстрое получение управленческой отчетности позволяет руководству держать под контролем деятельность учреждения и своевременно принимать взвешенные решения.
• Автоматизирован учет доходных договоров.
• Обеспечена своевременная сдача регламентированной отчетности учреждения.
• Обеспечена своевременная сдача налоговой отчетности.
• Повышена прозрачность и эффективность ведения бухгалтерского учета.
• Налажена эффективная система учета в соответствии с требованиями законодательства к учету и особенностями деятельности.
• Сдача регламентированной отчетности ускорилась в несколько раз, используются механизмы автозаполнения форм, процесс сбора данных стал прозрачным и быстрым.

Расчетный отдел

• Время на расчет заработной платы сотрудников сократилось на несколько дней.
• Упростился процесс сдачи квартальной регламентированной отчетности РСВ, 4-ФСС, 6-НДФЛ.
• Руководство формирует произвольные аналитические отчеты с любой детализацией.
• Организован учет начислений, удержаний, налогов с ФОТ по различным источникам финансирования, статьям затрат и прочей аналитики.
• Обеспечено формирование отчетов по начисленным суммам заработной платы и отчислений в различных разрезах аналитического учета.
• Организована работа со штатным расписанием: формирование произвольных отчетов по штатному расписанию, штатной расстановке, быстрое и удобное получение необходимой информации по занятым, вакантным ставкам.
• Организовано автоматическое заполнение статистических отчетов.
• Обеспечено формирование списков работников по различным выборкам и общего количества дней предоставления данных об использовании работником количества дней очередных отпусков.
• Организован автоматизированный расчет стипендий обучающимся в «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения».
• Сокращены временные затраты на расчет стипендии в 2 раза, сотрудники освобождены от рутинных операций. Благодаря налаженной автоматической загрузке приказов отсутствует дублирование кадровых приказов по студентам и приказов по назначению.
• Предоставляется различная аналитическая отчетность по результатам расчета стипендий с детализацией по источникам финансирования, курсам, группам и произвольным категориям студентов.
• Формируются платежные ведомости в банк и кассу, депонирование, формирование выплаты по статьям финансирования и автоматически выгружаются в бухгалтерскую систему.
• Реализована выгрузка информации о кадровых данных из 1С:ЗКГУ в другие системы Университета.
• Обеспечена защита персональных данных работников от постороннего доступа в соответствии с требованиями действующего законодательства.

Архитектура решения и масштаб проекта

Архитектура проекта реализована путем ведения бухгалтерского и управленческого учета в единой базе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» ред. 2.0. Кадровый учет и расчет заработной платы ведется в единой базе «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения» 3.1. Расчет стипендии ведется в отдельной базе. Документооборот ведется в единой системе 1С:Документооборот государственного учреждения.

Решения применены